メモの記録の品質管理

メモを取る場合は、すべてを記録しようとすると情報抜けが発生します。あらかじめ優先順位を付けて、今記録すべきことに集中し、後から更新・修正できる項目はキーワードに留めることで対応できるようになります。最初は最新性、正確性、網羅性の優先順位は下げて、索引性に注意を払うことで適切な記録ができます。 今ここでしか聞けない情報を最優先で記録します。メモ取りの前に得られる情報を予測し、書き込む欄を用意して穴埋め形式で記録すると最小限の労力で対応でき、後で深める情報を追加できる余裕が生まれます。 整理に時間が掛かる情報や細部を調べることができる情報は、キーワードのみに留めます。記号?→などを利用して目印を付けておくと後でスムーズに更新作業に移れます。また緊急度、情報確度なども記号化しておくと、メモの質が向上し、見ることで効率的に作業に移れるようになるため、メモへの依存度が高まって、定期的な更新にも繋がります。

メモを取る目的はおもに、忘れてはならない項目の記録、後で調べて情報を深める必要がある項目の索引化になります。そのためある程度メモ取りを繰り返していると、パターンが見えるようになり自然と効率化していきます。 業種や熟練度によって記録する内容は異なりますが、記録する項目をパターン化、穴埋め形式化しておくと、情報を得られなかった時点で気づけるため、伝達ミスを防ぐこともできます。 例えばインターネットの情報通信が何十年も変わらずに正常稼働しているのは、情報伝達の約束事が機能しているからです。同じように安定した情報抜けの無い記録方法を構築することで、長期運用も可能なメモを作成することができます。

アイデア手帳やネタ帳、タスク管理のメモ帳までメモの種類は様々ですが、定期的な手入れをすることで記憶が定着し、思考も整理される効果があります。 もともと書く作業には良い効果があるとされています。メモの管理でも意識的に思考や感情の整理を目標にしておくと、気分の良くなる習慣にすることができます。 情報を深めて補足していく場合は、記録した1次情報と調べた2次情報を分けて管理することでメモを源泉とした創作作業に繋げることもできます。例えば未完の1次情報から完成案の2次情報を何度も繰り返し作成したり、別パターンを構築することで理解を深める方法もあります。 メモの更新作業を続けることで深められる項目、広げられる要素が分かるようになり、メモ取りの段階での優先順位が身につくので、メモの品質管理はメモスキルの向上にも役立つことになります。